Die Hutmacherei der Equipe

Praxisbeispiel | Umsetzung

erstellt: 28.06.19 / aktualisiert: 31.01.22

Um in unserem Team mehr Transparenz und Zufriedenheit bei der Rollen- und Aufgabenverteilung zu schaffen, haben wir bestehende Rollen zu Hüten gemacht, über sie reflektiert, sie aufgesetzt und wo nötig umverteilt. In diesem Umsetzungsbeispiel teilen wir unsere Herangehensweise sowie unsere Erkenntnisse mit euch.

Was: Teaminterner Workshop, in dem Rollen, Aufgaben und Verantwortungen gemeinsam identifiziert, reflektiert und neu verteilt werden.
Wer: Entwickelt & getestet von der Urban Equipe
Wann: 31. Januar 2019
Wo: Madame Erismann, Zürich

Unterschiedliche Rollen bringen Verantwortung, Entscheidungsmacht und Aufgabenverteilungen mit sich und beeinflussen somit die Zusammenarbeit in kollaborativen Strukturen.

Auch in unserem Team ohne klassische Hierarchie gibt es mehr oder weniger ausgesprochene Rollenverteilungen. Diese Rollenverteilung ergibt sich manchmal bewusst basierend auf Arbeitspensen, Erfahrungen oder persönliche Herangehensweise, manchmal schleicht sie sich aber auch einfach ein. Gerade in Entwicklungsphasen kann sie sich dynamisch verändern.

Wenn die Verteilung nicht optimal auf jeweilige Bedürfnisse und Fähigkeiten angepasst ist und die Transparenz fehlt, können schnell Missverständnisse und Unstimmigkeiten bei der kollaborativen Zusammenarbeit entstehen.

Wir wollen eine transparente, kollektiv reflektierte, bewusst bestimmte und getragene Aufgaben- und Verantwortungsverteilung innerhalb unseres Teams. Und wir wollen diese regelmässig kontrollieren.

Spielerisch

Um das eher ernste und sensible Gespräch über Hierarchien und Machtverteilungen herunterzubrechen, werden Rollen zu Hüten. Jede Rolle, die es in unserem Team gibt und braucht, erhält eine passende Hutzeichung. Durch die Projektion auf einen "Hut" statt direkt auf eine Person, kann besser und offener über die Rollen diskutiert werden.

Konkret

Um mehr Transparenz zu schaffen und Unstimmigkeiten im Alltag vorzubeugen, versuchen wir mit der Hutmacherei Aufgaben und Verantwortungen so präzise wie möglich und nötig zu verteilen. Die identifizierten Hüte werden dafür genau beschrieben und mit zugehörigen Attributen/Fähigkeiten versehen. So können schliesslich alle besser einschätzen, welcher Hut wem am besten passt.

Gemeinsam

Wir wollen Entscheidungen über die Aufgaben- und Verantwortungsverteilung soweit möglich gemeinsam treffen. Die Rollen werden demnach nicht nur nach Pensum und Erfahrung verteilt, sondern jeder kann Wünsche und Interessen anbringen für Hüte, die er gerne übernehmen oder abgeben möchte. Gemeinsam wird so eine sinnvolle sowie von allen getragene Rollenverteilung erarbeitet.

Die Kernfragen der Hutmacherei können so zusammengefasst werden:

Welche Hüte gibt es? Welche fehlen?
Wie sehen die Hüte aus? Wie gross oder klein sind sie? Welche Attribute haben sie?
Wem passt welcher Hut? Wie oft gibt es diesen Hut? Können ihn alle aufsetzen?
Wem gefällt welcher Hut? Wer würde welchen Hut gerne mal abgeben?

Seit der Umsetzung der Hutmacherei fühlen wir uns im Urban Equipe Team sicherer in unseren jeweiligen Rollen. Dadurch können wir bewusster mit den damit verbundenen Aufgaben und Verantwortungen umgehen und offener darüber sprechen.

Ausserdem sind die Zuständigkeiten und unsichtbare Rollen und Hüte nun für alle Teammitglieder greifbarer. So können wir einander gegenseitig für bestimmte Frage- oder Hilfestellungen direkter angehen.

Unsere Hutmacherei fand im Rahmen eines Reflexiontages statt. Das war einerseits schön, weil das Team bereits in Reflexionsstimmung war. Andererseits war es dann doch auch inhaltlich sehr anstrengend und benötigte auch mehr Zeit, als wir eingeplant hatten.

Was würden wir also nächstes mal anders machen? Viele und gut platzierte Pausen machen oder einzelne Schritte der Hutmacherei aufteilen und auf mehrere Tage schieben (z.B. Rollen bestimmen vs. verteilen).

>> Schritt für Schritt zur eigenen Hutmacherei: Detaillierte Tipps, um selber eine Hutmacherei durchzuführen, findet ihr in unserem How-to | Selber eine Hutmacherei durchführen.

Nobody is perfect: Seit der Hutmacherei trauen sich unsere Teammitglieder*innen die eigenen Charakteristika offener zu reflektieren.

Der letzte Teil der gemeinsamen Umverteilung oder Neuschaffung von Rollen kommt ganz zum Schluss. Damit bei diesem zentralen Punkt alle noch genügend Energie haben, sich mit ihren Wünschen einzubringen, sollte hier nochmals eine Extra-Pause eingeplant werden.

Unser Equipment will von euch kopiert, geteilt und je nach individuellen Bedürfnissen weiterentwickelt werden. Wir erwarten dabei, dass ihr jeweils auf uns und allfällige Kompliz*innen verweist und eure Inhalte unter der gleichen Lizenz teilt:

Lizenz: CC BY-SA 4.0 | Urban Equipe

Zitiervorschlag: "Dieses Equipment ist unter CC BY-SA 4.0 lizenziert. Es stammt von der Urban Equipe. Der Originaltext bzw. die Originalversion befindet sich hier [Link einfügen].”

Wir lernen laufend und im Laufen! Lauft mit uns und teilt eure Erfahrungen, Ideen und Eindrücke mit uns!

Habt ihr Anmerkungen, Kritik oder Ergänzungen zu diesem spezifischen Equipment? Unser Equipment steckt noch in den Kinderschuhen und entwickelt sich nun stetig weiter. Wir freuen uns daher enorm zu hören, wie es bei euch ankommt, ob es verstanden und genutzt wird. Oder eben nicht.

Oder habt ihr Ideen für weitere Gelegenheiten oder Equipments, die wir vielleicht sogar zusammen mit euch erarbeiten können? Kennt ihr Projekte, die ihr gerne hier aufgearbeitet und dokumentiert sehen würdet?

Wir freuen uns via equipment@urban-equipe.ch davon zu erfahren.