Damit alle ehrlich und offen über Probleme und Erwartungen reden können, braucht ihr einen physischen und emotional geschützten Raum. Dabei ist es wichtig, dass alle das Gefühl haben, ihre Meinung ohne negative Konsequenzen äussern zu können und ernst genommen zu werden.

Physisch
Der Raum sollte ruhig und privat sein, am besten in einer nicht zu offiziellen Atmosphäre. Es sollte sichergestellt sein, dass es keine Unterbrechungen von Aussen gibt, niemand ausserhalb des Teams mithört und sich niemand unwohl fühlt.

Strukturell
Folgende Regeln können für die Hutmacherei festgelegt werden:

• Es gibt keine schlechten, naiven oder dummen Fragen oder Äusserungen.
• Es wird nicht direkt negativ auf Aussagen von anderen reagiert. Erstmal wird jede Äusserung angenommen und ernst genommen. Diese können dann in einem späteren Schritt diskutiert werden.
• Wenn gewünscht, gilt: Was bei der Hutmacherei besprochen wird, bleibt in der Hutmacherei.

>> Transfer: Diese Regeln könnt ihr individuell erweitern und auch für weitere internen Gespräche und Diskussionen anwenden.

In dieser Phase geht es darum, dass ihr gemeinsam Hut-Eigenschaften definiert. Die Hut-Eigenschaften werden dafür ebenfalls auf Zettel geschrieben und den jeweiligen Hüten zugeordnet.

Bestimmte vordefinierte Attribute (z.B. die Flexibilität, also Personenunabhängigkeit) können vereinfacht durch verschiedenfarbige Zettel dargestellt werden. So ist auf einen Blick sichtbar, welche Hüte welche Attribute haben. Hüte, die zusammengehören, werden nebeneinander gelegt.

Fragen dieser Phase [Pro Hut]

• Welche Aufgabenbereiche gehören zu diesem Hut?
• Welche Verantwortungen bringt dieser Hut mit sich?
• Welche [Entscheidungs-]Macht bringt dieser Hut mit sich?
• Gibt es Hüte, die miteinander in Verbindung stehen oder voneinander abhängig sind?
• Wie flexibel ist dieser Hut? Können ihn viele Personen uneingeschränkt aufsetzen? Oder muss er aufgrund verschiedener Voraussetzungen an bestimmte Personen gebunden sein? Welche Voraussetzungen sind das?

Fast geschafft! Jetzt könnt ihr Aufgabenbereiche definieren, die vielleicht noch fehlen. Dafür legt ihr neue Hüte an, stattet sie mit Attributen aus und verteilt sie sinnvoll.

Schlussendlich sprecht ihr noch darüber, wer mit welchen Hüten zufrieden und ausgelastet ist, wer gerne welche Hüte teilen oder abgeben würde und wer sich für eine Hutübernahme interessiert. Dafür darf jede Person reihum ein Statement abgeben und anschliessend wird – sofern nötig – gemeinsam nach einer neuen Verteilung gesucht.

Fragen dieser Phase [Pro Hut]

• Welche Aufgaben werden bisher unkoordiniert von allen übernommen? Wäre ein neuer Hut hilfreich?
• Welche Probleme oder Fragen tauchen immer wieder auf? Womit sollte sich jemand aus dem Team gezielt und vertieft beschäftigen?

Zwecks Dokumentation solltet ihr alles einmal abfotografieren. Haltet zudem alle definierten und zugewiesenen Hüte fest (Ergebnisprotokoll, To-Do-Liste). Dazu könnt ihr einfach alle Hüte mit Attributen und Hutträger*innen auflisten, vom Team gegenchecken lassen, fertig.