Selber eine Pitch Night organisieren

Werkzeug | How-to

erstellt: 07.06.19 / aktualisiert: 25.10.21

Eine Pitch Night ist ein Abend voller unterschiedlicher Positionen und Perspektiven auf ein bestimmtes Thema oder eine Fragestellung. In diesem How-to zeigen wir euch Schritt für Schritt, wie ihr selber eine Pitch Night veranstaltet.

Eine Pitch Night ist eine Abendveranstaltung, an welcher 5-10 unterschiedliche Referent*innen ihre Position oder Perspektive auf ein bestimmtes Thema in kurzen "Pitches", sprich 5-10 minütigen Input-Vorträgen, vorstellen. Dies ergibt eine breite Palette an Positionen zu ein und demselben Thema.

>> Transfer: Eine Pitch Night kann auf sehr eng gefasste, klare Themenbereiche oder auch auf sehr offene Fragestellungen angewendet werden.

...für eine breite Öffentlichkeit einen niederschwelligen Zugang zu ein Thema schaffen wollt.

...eine erste Einführung oder Übersicht in ein Thema oder eine Fragestellung geben wollt.

...die Vielschichtigkeit oder Komplexität eines Themas durch unterschiedliche Perspektiven, Ansätze oder Herangehensweisen aufzeigen wollt.

...eine Debatte anstossen oder Diskussionen anregen wollt.

...unterschiedliche Akteur*innen und Communities mit diversen Meinungen in einem Raum versammeln und in Austausch miteinander bringen wollt. (Bekanntmachung & Vernetzung)

>> Achtung: Wenn ihr eine sorgfältige, vertiefte Diskussion führen möchtet, ist die Pitch Night nicht das richtige Format!

>> Timing: ein paar Monate vor dem Event

Bestimmt das zu beleuchtende Thema, definiert allfällige fachliche oder geografische Eingrenzungen und beginnt mit einer Recherche dazu: Macht eine Auslegeordnung der bestehenden Positionen und der lokalen Akteur*innen, die das Thema besetzen – oder es eurer Meinung nach tun sollten.

>> Inspiration: Hier findet ihr Beispiele von Pitch Nights zum Thema Smart City und Wohnen. Aber das Format kann für fast alle denkbaren Themen und Fragestellungen angewendet werden.

Eine Pitch Night eignet sich sehr gut als Start-Event einer thematischen Veranstaltungsreihe. Sie öffnet ein Thema durch einbinden unterschiedlicher Perspektiven und und lässt zudem viele offene Fragen im Raum stehen, die anschliessend in weiterführenden Veranstaltungen oder anderen Formaten aufgenommen und vertieft werden können.

>> Timing: 2-3 Monate vor dem Event

Location: Sucht nach einem geeigneten Veranstaltungsort, fixiert mit den Vermieter*innen Datum und Uhrzeit. Denkt bereits jetzt an ein mögliches Rahmenprogramm (Musik, Apéro etc.) und die dafür benötigte Technik und Gastro-Ausstattung.

Finanzen: Erstellt ein Budget und prüft, ob ihr auf externe Gelder angewiesen seid. Falls externe Gelder benötigt werden, müsst ihr zusätzliche Zeit einplanen. Denn Sponsoring-Anfragen und damit verbunden Abklärungen dauern in der Regel länger als gedacht. Bei Förderanträgen gibt es häufig halbjährliche oder sogar jährliche Deadlines.

Dokumentation: Überlegt frühzeitig, ob respektive wie die Pitch Night dokumentiert werden soll. Von fotografisch eingefangenen Impressionen übers Abfilmen oder (Facebook-)Livestreamen bis hin zu einer textlichen Zusammenfassung für Blogposts oder Artikel ist alles möglich. Fragt euch daher, was für eure Kanäle sinnvoll und für euer Team ressourcen-technisch machbar ist.

Personal: Macht eine grobe Personalplanung für den Abend für alle identifizierten Aufgaben (siehe dazu auch Punkt 7). Dies primär um zu wissen, ob ihr euch auf die Suche nach zusätzlichen Helfer*innen machen müsst oder ob ihr alle Aufgaben im Team stemmen könnt.

>> Timing: 2-3 Monate vor dem Event

Entscheidet euch als nächstes für die Referent*innen, die ihr am Event dabei haben wollt. Sie sollten möglichst unterschiedliche Positionen zum Thema vertreten, sodass der Abend eine wahre Tour d’Horizon darstellt. Achtet dabei auch auf ein gutes Geschlechter- und Altersverhältnis.

Fragt die Referent*innen möglichst frühzeitig an. Falls ihr die Referent*innen weder persönlich kennt noch öffentlich sprechen gehört habt, lohnt sich ein kurzes Telefonat oder Treffen. So könnt ihr einen Eindruck von ihnen und ihrer Bühnenpräsenz erhalten. Um sicher zu stellen, dass die Referent*innen den Abend nicht nur als Werbeplattform für ihre eigene Sache nutzen, lohnt es sich ausserdem, sehr konkrete Fragen zum Thema des Abends zu stellen, die im Pitch beantwortet werden sollen.

Kommuniziert nach der Zusage auch gleich die Deadline fürs Zusenden der Präsentationen (z.B. 1 Woche vor dem Event).

Die Pitches gehen oft auch mit wirtschaftlichen Interessen einher. Referent*innen, die die Haltung ihres Arbeitgebers/ihrer eigenen Firma vertreten respektive bewerben, müssten grundsätzlich nicht entschädigt werden. Spricht hingegen jemand aus einem ehrenamtlichen Engagement heraus oder repräsentiert gesellschaftliche Interessen ohne Lobby, dann ist ein Honorar angebracht. Dankes-Geschenke sind zudem immer eine schöne Geste.

Da sehr unterschiedliche Positionen zu Wort kommen, werden weder das Publikum, noch die einzelnen Referent*innen, noch ihr selber mit jeder Perspektive einverstanden sein. Umso wichtiger ist es, vorab einen Reaktionsmodus festzulegen. Wie soll die Moderation die Präsentationen einrahmen oder kommentieren? Und soll das Publikum nach jedem Pitch die Möglichkeit haben zu reagieren und Fragen zu stellen?

Von Publikumsfragen raten wir ab, da diese stets sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und oft in ausufernden Diskussionen zwischen Einzelpersonen enden. Wenn überhaupt Publikumsfragen, dann raten wir zu einer indirekten Lösung (z.B. Bierdeckel beschriften und nach vorne geben, oder eine digitale Kommentar-App wie z.B. Slido). So kann die Moderation daraus nach jedem Pitch zwei auswählen und direkt an den*die Referent*in richten.

Eine andere Lösung wäre es, einen Fragendesk einrichten: ein Tisch mit 2-3 Expert*innen, welche nach jedem Pitch maximal zwei Fragen an die*den Referent*in stellen. Hier können auch Fragen aus dem Publikum eingebunden werden (z.B. via Social Media).

>> Wenn ihr mehr dazu wissen wollt, könnt ihr in der Umsetzung | Pitch Night: Visionen einer Smart City mehr dazu lesen.

Auch eine Möglichkeit ist es, dem Publikum vorab Zettel und Stifte zu verteilen, auf die sie ihre Kommentare und Fragen notieren können, um diese nach den Pitches mit den Referent*innen im Einzelgespräch zu diskutieren. Dazu müsst ihr aber einerseits eine Sammel-Vorrichtung für diese Zettel bereitstellen (z.B. Meinungsfänger an separaten Stehtischchen) und die Referent*innen dazu verpflichten, sich dort zu befinden und sich diesen Gesprächen aktiv zu stellen.

>> Wenn ihr wissen wollt, wie der Meinungsfänger eingesetzt wird, erfahrt ihr es im How-to | Publikumsmeinungen einfangen.

Sofern es keine Fragerunde oder Diskussion gibt, solltet ihr das Publikum am Ende der Pitch Night nicht mit ihren konträren Meinungen oder offenen Fragen alleine lassen. Bittet die Referent*innen im Rahmen der Einladung darum, nach den Vorträgen noch eine Stunde für Fragen im informellen Gespräch einzuplanen. Kündigt den Event entsprechend auch gleich eine Stunde länger an, so dass auch das Publikum genügend Zeit einplant. Ein Apéro und eventuell lauschige Sitzmöglichkeiten fördern vertiefte Gespräche.

>> Timing: ca. 3-4 Wochen vor dem Event

Damit die Pitches nicht vor halb leerem Raum gehalten werden müssen, solltet ihr die Veranstaltung rechtzeitig und breit bewerben. Beginnt ein paar Wochen vor dem Event damit, die Einladung auf allen verfügbaren Kommunikationskanäle zu streuen.

Auch ohne grosses Budget kann man als zivilgesellschaftliche*r Akteur*in über die eigene Community hinaus gehört werden: Aktiviert euer Netzwerk! Bittet zudem Referent*innen und alle anderen Involvierten wie Organisator*innen, Helfer*innen, Kompliz*innen in ihren Communities die Werbetrommel zu rühren. Durch die Diversität der eingeladenen Referent*innen ergibt sich dadurch bestenfalls nicht nur ein grosses sondern auch ein sehr gemischtes Publikum und spannende Diskussionen sind vorprogrammiert.

Zieht auch in Betracht, lokale Medienvertreter einzuladen oder im Falle einer Veranstaltungsreihe eine Medienmitteilung zu verfassen. Denn während Journalist*innen normalerweise unterschiedliche Positionen zu einem Thema mühsam zusammensuchen müssen, werden ihnen diese hier auf dem Silbertablett serviert.

>> Timing: bis 1 Woche vorher

Folgende Aufgaben solltet ihr kurz vor dem Event erledigen:

Fordert Präsentationen/Slides bei Referent*innen ein und erinnert mit einem kurzen Memo an den zeitlichen und inhaltlichen Ablauf. Setzt die Pitch-Präsentationen zusammen und bettet sie in euren Anfangs- und Schluss-Folie ein. Hier neben Titel, Ablauf des Abends und allfällige Hinweise auf weitere Veranstaltungen auch an Logos der Sponsoren/Förderer denken. Alles auf dem Präsentations-Laptop bereithalten.

Plant unbedingt vorab ein Briefing mit der Moderation & allfälligem Expert*innen-Desk ein: Einführende Infos, Vorstellen der einzelner Referent*innen, Timetracking der einzelnen Pitches, allfällige Nennung von Geldgeber*innen, Gastgeber*in, etc.

Apropos Timetracking: Wenn ihr streng sein wollt mit der Zeitbegrenzung der einzelnen Pitches, dann müsst ihr das den Referent*innen gegenüber vorher nochmals bekräften und sie dann während ihrem Pitch rechtzeitig warnen, indem ihr z.B. ein Schild hochhält mit der verbleibenden Zeit. Es kann auch ein iPad sein mit ablaufender Timer. Eine Idee ist ausserdem, das Publikum um Mithilfe zu bitten: sie könnten z.B. bei Ablauf der Zeit zu klatschen anfangen.

Sofern erwünscht: Besorgt Dankeschön-Geschenke für die Referent*innen und Gastgeber*innen und bereitet Goodiebags, Programm-Flyer oder ähnliches Material zum Verteilen vor.

Nun ist der grosse Tag da. Ihr habt alles bereits vorbereitet und jetzt geht es nur noch ums umsetzen. Eure Aufgaben (je nach gewähltem Rahmenprogramm beliebig erweiterbar):

Begrüssung der Gäste und Betreuung der eintreffenden Referent*innen
Werbematerial o.ä. auslegen
Apéro bereithalten, evtl. Bar betreuen
Technik: Ton, Licht & evtl. Livestream betreuen (Fotograf*in und Lichttechnik sollten sich absprechen!)
Moderieren und Zeit im Blick halten (Uhr/Schild bereithalten)
evtl. Fragedesk betreuen
Fotografieren/dokumentieren
Gegebenenfalls Folgeveranstaltungen ankünden
Sich bei allen Beteiligten nochmals persönlich bedanken

Bringt das Dokumentationsmaterial in eurer Community in Umlauf. Vergesst dabei auf keinen Fall, dies auch allen Referent*innen mit Bitte um Verbreitung zukommen zu lassen.

Schöpft das Potenzial der Pitch Night als Diskurszünder maximal aus: Greift offene Fragen und polarisierende Positionen auf, um sie in weiteren Veranstaltungen oder in zusätzliche Formaten wie Artikeln oder Blog-Beiträgen zu vertiefen.

Unser Equipment will von euch kopiert, geteilt und je nach individuellen Bedürfnissen weiterentwickelt werden. Wir erwarten dabei bloss, dass ihr jeweils auf uns und allfällige Kompliz*innen verweist:

Lizenz: CC BY 4.0 | Urban Equipe

Zitiervorschlag: „Dieses Equipment ist unter CC BY 4.0 lizenziert. Es stammt von der Urban Equipe. Der Originaltext bzw. die Originalversion befindet sich hier [Link einfügen].”

>> Dieses How-to wurde neben eigenen Erfahrungen auch basierend auf der Umsetzung | Pitch Night: Visionen einer Smart City von Nextzürich & Tsüri.ch entwickelt.

Wir lernen laufend und im Laufen! Lauft mit uns und teilt eure Erfahrungen, Ideen und Eindrücke mit uns!

Habt ihr Anmerkungen, Kritik oder Ergänzungen zu diesem spezifischen Equipment? Unser Equipment steckt noch in den Kinderschuhen und entwickelt sich nun stetig weiter. Wir freuen uns daher enorm zu hören, wie es bei euch ankommt, ob es verstanden und genutzt wird. Oder eben nicht.

Oder habt ihr Ideen für weitere Gelegenheiten oder Equipments, die wir vielleicht sogar zusammen mit euch erarbeiten können? Kennt ihr Projekte, die ihr gerne hier aufgearbeitet und dokumentiert sehen würdet?

Wir freuen uns via equipment@urban-equipe.ch davon zu erfahren.

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