erstellt: 09.12.20 / aktualisiert:
25.10.21
Ihr kennt bestimmt das Problem, wie schnell in eurer Datenablage ein frustrierendes Durcheinander entsteht, wenn ihr euch nicht auf einen gemeinsamen Umgang geeinigt habt. Hier zeigen wir euch zwei Beispiele von der Raumstation und der Initiative Mehr Platz für Wien, wie ihr eure Ablage organisieren könnt.
ORGANISIERT EUCH!
Auf dieses Beispiel verweisen wir im Rahmen unserer Publikation “ORGANISIERT EUCH! Zusammen die Stadt verändern”. Ihr findet es auf Seite 121.
Das vollständige Handbuch und weitere Informationen zum Projekt, den Herausgeber*innen und Mitwirkenden findet ihr hier.
Auf einen Blick
Was nützt das schönste Protokoll oder die beste Dokumentation, wenn sie niemand mehr findet? Das Festgehaltene solltet ihr proaktiv an die wichtigen Personen weitergeben und leicht zugänglich ablegen. Grundsatz: Möglichst viele sollen Bescheid wissen können. Manche Leute müssen über bestimmte Dinge Bescheid wissen. Hier zeigen wir euch die Ablagesysteme des Kollektivs Raumstation und der Initiative Mehr Platz für Wien.
Beispiele Ablagesysteme
- Ablagesystem PFWhttps://ue01-cdn.ams3.cdn.digitaloceanspaces.com/downloads/Ablagesystem_PFW.pdf
- Ablagesystem RShttps://ue01-cdn.ams3.cdn.digitaloceanspaces.com/downloads/Ablagesystem_RS.pdf
Optionen Ablagesysteme
Es gibt zwei grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten, eure Ordner zu organisieren:
A. Eure Ordner funktionieren einheitlich. Damit können sich alle Personen gleich in allen Ordnern orientieren, auch wenn sie selbst nicht regelmässig darin arbeiten. Beispielsweise könnt ihr das mit einheitlichen Nummern lösen.
B. Jedes Vorhaben / AG / Person / … hat in den von ihr intensiv genutzten Unterordnern ihre eigene Ordnung. Dann ist es aber umso wichtiger, dass Ordner selbsterklärende Namen haben und zum Abschluss des Vorhabens regelmässig der Ordner gut aufgeräumt wird.
Vielleicht findet ihr auch eine Mischung davon, z. B. dass in Projektordnern kreatives Chaos herrscht und die jeweils Beteiligten dafür zuständig sind, aber dass in gemeinsamen Ordnern (wie z. B. Kontaktdatenbank, Vereinsunterlagen…) strenge(re) Regeln eingehalten werden.
HINWEIS
Führt möglichst früh ein einheitliches System ein, das ihr auch einhalten könnt. Die Struktur muss gut zur Struktur eures Kollektivs ( S.67 Struktur im Handbuch) sowie eurem Vorhaben passen und eure Arbeitsweise widerspiegeln. Ordner können hierarchisch nach euren Arbeitsgruppen, Zuständigkeitsbereichen, einzelnen Vorhaben, Jahren etc. geordnet sein. Reduziert Unterordner aufs Allernötigste. Jeder Klick verringert die Benutzbarkeit. Für Ordner gilt allgemein: so viel wie nötig, so wenig wie möglich!
Tipps
- Erstellt eine Übersicht über die Ordnerstruktur (z. B. als Flussdiagramm) oder eine Anleitung zum Ablegen. Legt diese im obersten Ordner ab.
- Spart euch unnötige Kommunikation. Du suchst etwas im Ordner? Bevor du jemanden fragst: Zähl bis drei, atme tief durch und überleg dir, wo es potenziell zu finden wäre. Wenn du es trotzdem nicht finden kannst, braucht es vielleicht eine Überarbeitung der Struktur ;)
- Für mehr Tipps zum Thema “Ablegen” schaut ins Handbuch ab Seite 120.
equipment nutzen
Unser Equipment will von euch kopiert, geteilt und je nach individuellen Bedürfnissen weiterentwickelt werden. Wir erwarten dabei bloss, dass ihr jeweils auf uns und allfällige Kompliz*innen verweist:
Lizenz: CC BY 4.0 | Urban Equipe und Kollektiv Raumstation und Platz für Wien
Zitiervorschlag: „Dieses Equipment ist unter CC BY 4.0 lizenziert. Es stammt von der Urban Equipe und dem Kollektiv Raumstation und Platz für Wien. Der Originaltext bzw. die Originalversion befindet sich hier [Link einfügen].”
>> Diese Vorlage wurde in Kollaboration mit dem Kollektiv Raumstation und Platz für Wien erarbeitet.
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